Smart Audit > Digitalizacja oraz cyfryzacja procesu kontroli wewnętrznej w Organizacji

MIKRONIKA opracowała platformę wspierającą proces kontroli wewnętrznej Smart Audit. Narzędzie dedykowane jest dla średnich i dużych organizacji na rynku prywatnym oraz w sektorze publicznym. Procesy kontroli w firmach w dobie cyfrowej transformacji przebiegają poprzez wiele działów i systemów, co wymaga nowego podejścia do zarządzania nimi.
 

Cyfryzacja przedsiębiorstwa oraz istniejących w nim mechanizmów kontrolnych to proces. Na jego początku znajdują się cele i założenia, na końcu jednak zawsze stoi człowiek, dla którego nowe rozwiązania są codziennym narzędziem pracy.

Platforma Smart Audit wspiera organizacje w zakresie osiągnięcie celów oraz sprawnego działania w pięciu odrębnych, ale powiązanych ze sobą kategoriach:

  • Podstawą dla wszystkich elementów kontroli wewnętrznej jest środowisko kontroli. Nadaje ono ton organizacji, wpływając na świadomość ludzi wykonujących czynności kontrolne. Czynniki środowiska kontroli obejmują uczciwość, wartości etyczne, styl kierownictwa operacyjnego, delegację systemów władzy, jak również procesy zarządzania i rozwoju ludzi w danej organizacji.
  • Drugim elementem systemu kontroli wewnętrznej jest ocena ryzyka. Każdy podmiot gospodarczy, nastawiony na wykorzystanie wszelkich możliwych rynkowych szans, napotyka na szereg zewnętrznych i wewnętrznych zagrożeń, które muszą zostać ocenione. Tylko identyfikacja i analiza ryzyka dla osiągnięcia celów może być warunkiem ustalenia, w jaki sposób powinno się nim zarządzać.
  • Z kolei kontrola funkcjonowania obejmuje kontrolę zgodności szeregu różnorodnych działań, jak zgody, zezwolenia, weryfikacje, uzgodnienia, przeglądy działalności operacyjnej, podziały obowiązków, itp. z obowiązującymi zasadami, procedurami i zarządzeniami. Działania kontrolne występują w całej organizacji, na wszystkich szczeblach i we wszystkich funkcjach.
  • Informacja i komunikacja to kolejny element systemu kontroli wewnętrznej. Systemy informacyjne odgrywają kluczową rolę, jako że to one tworzą raporty zawierające informacje operacyjne, finansowe oraz te dotyczące zgodności. W szerszym znaczeniu, skuteczna komunikacja musi zapewnić przepływ informacji z, do i poprzez organizację.
  • Monitoring jest ostatnim, ale bardzo ważnym, elementem systemu kontroli wewnętrznej. Stale weryfikowane procesy pozwalają ocenić wydajność systemu i skuteczność działania, a w przypadku wykrycia niezgodności podjąć działania korygujące, które zapewnią ciągłość działania organizacji.

Smart Audit, system oferowany przez firmę Mikronika, umożliwia zarządzanie procesem kontroli oraz zapewnia skuteczne monitorowanie mechanizmów kontrolnych dla wszystkich procesów uznanych za istotne.

Dodatkowe informacje o systemie znajdują się na stronie //www.smartaudit.pl/  
  

 
 folder > Smart audit [248kB]

Szanowni Państwo,

firma MIKRONIKA, od 37 lat dostarcza systemy automatyki i usługi wsparcia dla największych, strategicznych przedsiębiorstw w Polsce i za granicą. Posiadamy szereg rozwiązań w obszarze zapewnienia ciągłości działania. Od dywersyfikacji dostawców, przez wewnętrzne mechanizmy identyfikacji, oceny i redukcji ryzyka, kończąc na bezpośredniej współpracy z naszymi odbiorcami w sytuacjach kryzysowych. Wszędzie tam, gdzie wartość ryzyka była dla nas nieakceptowalna, wdrożyliśmy odpowiedzenie zabezpieczenia. To są nasze stałe praktyki, od lat realizowane jako element zarządzania ryzykiem w organizacji.

W kontekście bieżącej sytuacji związanej z epidemią wirusa SARS-CoV-2 i wzrastającym zachorowaniem na COVID-19, nie czekając na wytyczne i decyzje władz państwowych czy samorządowych, w pierwszej fazie podnieśliśmy standardy higieny w przestrzeniach, w których pracują nasi pracownicy. Na początku ubiegłego tygodnia (tj. 10 marca), zaleciliśmy wszystkim naszym pracownikom biurowym pracę zdalną. Wdrożyliśmy na terenie naszych zakładów stosowanie dodatkowych środków dezynfekujących. Ograniczyliśmy też wyjazdy naszych pracowników do absolutnego minimum. Wszystkie działania, jakie mogą być realizowane zdalnie, są w ten sposób realizowane. Działy produkcyjne pracują w ograniczonym składzie, pokrywając bieżące potrzeby produkcyjne. Wszystkie te działania mają na celu ograniczenie bezpośrednich kontaktów w celu redukcji ryzyka zakażenia.

Na tą chwilę (16 marca), nie notujemy zwiększonej absencji z powodu zachorowań lub objęcia kwarantanną naszych pracowników. Nie mamy wiedzy, aby jakikolwiek pracownik lub współpracownik (poddostawca) firmy MIKRONIKA był zakażony wirusem SARS-CoV-2 lub zachorował na COVID-19. Do chwili obecnej nie odnotowaliśmy też istotnych opóźnień w realizacji dostaw, w tym po stronie naszych poddostawców, w związku ze środkami prewencyjnymi podjętymi w Polsce i na świecie.

Zakładamy, że sytuacja może być rozwojowa, dlatego w firmie MIKRONIKA, przy Zarządzie, powołany został zespół ds. zarządzania kryzysowego, który na bieżąco monitoruje sytuację kadrową, ciągłość dostaw, realizację produkcji i kontraktów oraz wszystkie istotne obszary naszej działalności. W razie potrzeby oraz w granicach naszych możliwości podejmujemy i będziemy podejmowali odpowiednie decyzje. Mamy też przygotowany scenariusz na wypadek wystąpienia zachorowań wśród naszych pracowników. Czynimy wszystko co w naszej mocy, aby minimalizować skutki obecnej sytuacji dla naszych klientów.

Z uwagi na bezprecedensowy charakter obecnej sytuacji, niezależnej od żadnej ze stron, nie jesteśmy w  stanie przewidzieć wszystkich scenariuszy, które mogą się wydarzyć. Osoby wyznaczone do realizacji poszczególnych prac czy odpowiedzialne za świadczenie usług, będą z Państwem w stałym kontakcie i będą informować o ewentualnych zakłóceniach, jeżeli takowe wystąpią.

Wiemy, że wielu z naszych kooperantów również po swojej stronie wdrożyło dodatkowe środki bezpieczeństwa, w tym ograniczenia w wejściach i pracy na terenie Państwa zakładów i obiektów. Jeżeli te środki mogą mieć znaczenie dla naszych pracowników lub podwykonawców, będziemy zobowiązani za przekazanie nam w tym zakresie krótkiej informacji (np. badanie temperatury na wejściu). Zapewniamy, że nasi pracownicy oraz podwykonawcy dostosują się do Państwa wymagań, które mają na celu zachowanie wspólnego bezpieczeństwa i zdrowia.

Gdyby po Państwa stronie pojawiły się jakiekolwiek przeszkody w możliwości realizowania przez nas obowiązków kontraktowych (np. zakaz wejścia na teren danego obiektu), będziemy zobowiązani za niezwłoczną informację w tym zakresie.

Zarząd firmy MIKRONIKA

Poznań, dnia 16 marca 2020

Pismo SARS CoV-2