Ziel dieser Richtlinie ist es, die Grundsätze für die Vermeidung, Erkennung und angemessene Handhabung von Interessenkonflikten in der Firma MIKRONIKA zu regeln. Die Richtlinie soll sicherstellen, dass alle in der Firma getroffenen Entscheidungen unabhängig, fair, transparent und frei von persönlichen Einflüssen, welche den Interessen oder dem Ruf der Firma schaden könnten, sind.
Die Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter und freie Mitarbeiter der Firma, unabhängig von ihrer Position und Beschäftigungsform, einschließlich Vorstandsmitglieder, Führungskräfte und freiberuflich tätige Personen, die auf der Grundlage von zivilrechtlichen Verträgen oder B2B-Verträgen arbeiten.
Sie gilt auch für Vertreter der Firma, darunter Subunternehmer, Lieferanten und andere Personen oder Wirtschaftssubjekte, die im Namen oder im Auftrag der Firma tätig sind, insbesondere im Kontakt mit Kunden, öffentlichen Einrichtungen, Handelspartnern und Auftragnehmern.
Jeder neu eingestellte Mitarbeiter, freier Mitarbeiter oder Vertreter der Firma ist verpflichtet, eine schriftliche Erklärung über das Nichtvorliegen eines Interessenkonflikts abzugeben oder bestehende Verbindungen offenzulegen, die einen solchen Konflikt darstellen könnten. Diese Personen sind verpflichtet, ihren Vorgesetzten oder den für die Richtlinie Verantwortlichen unverzüglich über jede Änderung der Konfliktsituation zu informieren, sowohl über deren Entstehung als auch über deren Beendigung.
Ein Interessenkonflikt liegt vor, wenn private (finanzielle, persönliche, berufliche oder sonstige) Interessen eines Mitarbeiters, freien Mitarbeiters, Vertreters des Unternehmens oder einer mit dem Unternehmen verbundenen Person:
Unter privaten Interessen versteht man alle materiellen oder immateriellen Vorteile persönlicher, familiärer, gesellschaftlicher oder beruflicher Art, welche die Unparteilichkeit und Unabhängigkeit einer mit MIKRONIKA verbundenen Person bei der Ausübung ihrer beruflichen Pflichten oder beim Treffen beruflicher Entscheidungen beeinträchtigen können.
Als nahestehende Personen gelten Personen, zu denen Mitarbeiter, freie Mitarbeiter oder Vertreter der Firma außerdienstliche Beziehungen unterhalten, welche die Unabhängigkeit des Urteils und der Entscheidungen aufgrund von Verwandtschaft oder Schwägerschaft beeinflussen können, insbesondere in Bezug auf Ehepartner oder Partner, Verwandte bis zum dritten Grad, Verschwägerte bis zum zweiten Grad und andere Beziehungen, deren Art begründete Zweifel an ihrer Unparteilichkeit aufkommen lassen kann, z. B. das Zusammenleben in einem gemeinsamen Haushalt oder die Zugehörigkeit zur selben Organisation.
Zu den typischen Konfliktsituationen können unter anderem gehören:
Nach Erhalt einer Meldung über einen potenziellen Interessenkonflikt bewertet MIKRONIKA die Situation und ergreift geeignete Maßnahmen. Ziel ist es, die Unparteilichkeit des Entscheidungsprozesses zu gewährleisten und die Interessen des Unternehmens zu schützen. Mögliche Abhilfemaßnahmen umfassen unter anderem: Ausschluss des Mitarbeiters und des freien Mitarbeiters von einer bestimmten Aufgabe, Änderung des Aufgabenbereichs, Einschränkung des Kontakts mit dem betreffenden Kunden oder Lieferanten und in besonderen Fällen andere organisatorische Maßnahmen.
Jeder Mitarbeiter, freier Mitarbeiter und Vertreter des Unternehmens ist verpflichtet, eine Situation zu melden, die einen Interessenkonflikt darstellen kann – sowohl einen eigenen als auch einen bei einer anderen Person beobachteten. Die Meldung ist an den Vorgesetzten oder an folgende Adresse zu richten:
<sygnalisci-mikronika@mikronika.com.pl> . Die Meldung kann mündlich oder schriftlich erfolgen und sollte eine kurze Beschreibung der Situation und der damit verbundenen Umstände enthalten.
MIKRONIKA gewährleistet Personen, die in gutem Glauben Unregelmäßigkeiten melden, umfassenden Schutz. Das Unternehmen nutzt interne Meldewege, die dem Gesetz zum Schutz von Whistleblowern entsprechen und Vertraulichkeit, Anonymität und die Freiheit von Repressalien garantieren.
Es ist auch möglich, eine Situation zu melden, in der ein Interessenkonflikt einen anderen Mitarbeiter, freien Mitarbeiter oder Vertreter des Unternehmens betreffen könnte – insbesondere, wenn dieser Einfluss auf geschäftliche, ausschreibungsbezogene, personelle oder technische Entscheidungen haben könnte. Eine solche Meldung sollte mit der gebotenen Sorgfalt und Vertraulichkeit behandelt werden. Eine Person, die einen Konflikt in gutem Glauben meldet, hat dadurch keine negativen Konsequenzen zu befürchten – selbst wenn die Situation letztendlich nicht als Konflikt eingestuft wird.
Alle Meldungen und Informationen im Zusammenhang mit Interessenkonflikten werden gemäß der DSGVO als personenbezogene Daten behandelt. Der Zugriff darauf ist ausschließlich autorisierten Personen vorbehalten. Die Daten werden sicher gespeichert und ausschließlich zum Zwecke der Verwaltung von Interessenkonflikten verwendet.
Die detaillierten Regeln sind in einem internen Verfahren zur Meldung von Rechtsverstößen und zur Einleitung von Folgemaßnahmen festgelegt.
Verstöße gegen diese Richtlinie können dienstrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, darunter: ein Warnungsgespräch, ein schriftlicher Verweis, eine Einschränkung der Aufgaben oder die Kündigung des Arbeitsvertrags. Bei groben Verstößen oder vorsätzlichen Handlungen behält sich MIKRONIKA das Recht vor, rechtliche Schritte einzuleiten oder den Fall den zuständigen Behörden zu melden. Bei Aufdeckung eines Interessenkonflikts, der zu einem Verstoß gegen geltendes Recht führt, ergreift das Unternehmen Maßnahmen im Einklang mit der geltenden Rechtsordnung, einschließlich der Weiterleitung des Falls an die Strafverfolgungsbehörden.
MIKRONIKA gewährleistet ihren Mitarbeitern, freien Mitarbeitern und Vertretern Zugang zu Informationen und Schulungen zum Thema Vermeidung von Interessenkonflikten. Das entsprechende Wissen wird zu Beginn und während der Zusammenarbeit vermittelt.
Die Richtlinie zum Umgang mit Interessenkonflikten wird mindestens einmal alle 12 Monate oder bei wesentlichen rechtlichen oder organisatorischen Änderungen oder infolge von Vorfällen überprüft. Die Aufsicht über die Umsetzung und Einhaltung der Richtlinie obliegt dem Vorstand. Der Vorstand ernennt einen Beauftragten für Meldungen, der für die Umsetzung, Überwachung und Aktualisierung der Richtlinie, die Durchführung von Schulungen, die Analyse von Meldungen und die Empfehlung von Korrekturmaßnahmen verantwortlich ist. [-]
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