Polityka antykorupcyjna

1. Cel dokumentu

Celem niniejszej polityki jest wyznaczenie jasnych zasad postępowania w celu zapobiegania korupcji oraz promowanie przejrzystości i uczciwości w działaniach zawodowych. MIKRONIKA stosuje zasadę zero tolerancji dla jakiejkolwiek formy korupcji i działań o charakterze korupcyjnym.

2. Zakres stosowania

Polityka dotyczy wszystkich pracowników i współpracowników firmy niezależnie od zajmowanego stanowiska w tym członków zarządu, osób pełniących funkcje kierownicze oraz współpracowników działających na podstawie umów cywilnoprawnych lub kontraktów B2B.

Obejmuje również reprezentantów firmy w tym podwykonawców, dostawców oraz inne osoby lub podmioty działające w imieniu lub na rzecz firmy, w szczególności w kontaktach z klientami, instytucjami publicznymi, partnerami handlowymi i wykonawcami.

3. Definicja korupcji

Korupcja to bezprawne lub nieetyczne oferowanie, obiecywanie, wręczanie, przyjmowanie lub żądanie korzyści majątkowych lub osobistych w celu uzyskania wpływu na decyzję, zachowanie lub wynik działania.

Do korupcji zaliczają się m.in.:

• wręczanie lub przyjmowanie łapówek
• stosowanie ukrytych prowizji lub „podziękowań” za wybór oferty
• obiecywanie, oferowanie lub otrzymywanie nienależnych prezentów, usług, rabatów, wycieczek, zaproszeń, gotówki etc
• faworyzowanie wykonawców, klientów lub kandydatów w zamian za obecne lub przyszłe korzyści

4. Niedozwolone zachowania i praktyki

Firma MIKRONIKA nie akceptuje żadnych działań, które mogą prowadzić do korupcji lub być tak postrzegane.

Wszystkie decyzje zawodowe muszą być podejmowane w sposób uczciwy, przejrzysty i wolny od wpływów zewnętrznych. Pracownicy, współpracownicy i reprezentanci firmy powinni unikać sytuacji, które mogą budzić wątpliwości co do ich uczciwości lub wiarygodności.

W razie niepewności co do właściwego postępowania, należy skonsultować się z przełożonym lub osobie zlecającej zadanie.

5. Drobne upominki i zaproszenia

Dopuszczalne są wyłącznie drobne, symboliczne upominki i formy gościnności, zgodne z lokalnymi zwyczajami biznesowymi i nieprzekraczające ustalonego limitu. Przykładem mogą być firmowe gadżety, poczęstunek podczas spotkania czy bilety na wydarzenie branżowe, jeśli nie mają wpływu na decyzje służbowe. W razie wątpliwości co do zasadności przyjęcia lub wręczenia prezentu, należy skonsultować się z przełożonym.

6. Współpraca z osobami pełniącymi funkcje publiczne

Za osobę pełniącą funkcję publiczną uważa się każdą osobę, która na mocy przepisów prawa lub decyzji właściwego organu:

• wykonuje zadania publiczne
• zarządza środkami publicznymi
• lub zajmuje stanowisko w organach administracji publicznej, samorządowej, organach władzy ustawodawczej, wykonawczej, sądowniczej, a także w podmiotach realizujących zadania publiczne, niezależnie od formy zatrudnienia i wynagrodzenia

Przykładami osób pełniących funkcje publiczne są m.in.: posłowie, senatorowie, członkowie organów jednostek samorządu terytorialnego, sędziowie, prokuratorzy, funkcjonariusze Policji, Straży Granicznej, pracownicy urzędów administracji publicznej, dyrektorzy szkół publicznych, czy kierownicy jednostek ochrony zdrowia finansowanych ze środków publicznych.

W ramach przestrzegania zasad etyki oraz przeciwdziałania korupcji, w kontaktach z osobami pełniącego funkcje publiczne obowiązują następujące zasady:

• zabrania się wręczania, oferowania, obiecywania, przyjmowania lub przekazywania jakichkolwiek korzyści majątkowych lub osobistych (w tym upominków, darowizn, usług, zaproszeń, rabatów czy innych form gratyfikacji) zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio
• zabrania się organizowania lub uczestniczenia w spotkaniach biznesowych, których celem lub skutkiem mogłoby być wywarcie wpływu na decyzje osób pełniących funkcje publiczne lub uzyskanie nieuprawnionych korzyści
• wszelkie kontakty z osobami pełniącymi funkcje publiczne muszą odbywać się w sposób transparentny, zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, standardami etyki oraz wewnętrznymi procedurami organizacji

7. Zgłaszanie naruszeń

Każdy pracownik, współpracownik i reprezentant firmy ma obowiązek zgłoszenia sytuacji, która może stanowić naruszenie zasad antykorupcyjnych. Dotyczy to zarówno przypadków własnych, jak i sytuacji zaobserwowanych u innych osób – w szczególności, gdy mogą one wpływać na decyzje zawodowe, relacje biznesowe lub reputację firmy.

MIKRONIKA zapewnia pełną ochronę osobom zgłaszającym nieprawidłowości w dobrej wierze. Firma stosuje wewnętrzne kanały zgłaszania zgodne z ustawą o ochronie sygnalistów, gwarantujące poufność i brak represji.

Zgłoszenia można kierować do bezpośredniego przełożonego lub na adres sygnalisci-mikronika@mikronika.com.pl. Zgłoszenie może mieć formę ustną lub pisemną i powinno zawierać krótki opis sytuacji oraz, jeśli to możliwe, wskazanie osób lub okoliczności, których dotyczy.

Wszystkie zgłoszenia są rozpatrywane z należytą starannością. Pracownik zgłaszający naruszenie w dobrej wierze nie ponosi z tego tytułu żadnych negatywnych konsekwencji - niezależnie od tego, czy sytuacja zostanie ostatecznie potwierdzona jako naruszenie.

Osoba zgłaszająca naruszenie ma również prawo do dokonania zgłoszenia zewnętrznego do właściwego organu publicznego, w tym m.in. Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Rzecznika Praw Obywatelskich, Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów lub organu nadzorującego właściwego dla danego sektora.

Szczegółowe zasady określa wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

8. Konsekwencje nieprzestrzegania polityki

Każde potwierdzone naruszenie zasad antykorupcyjnych może prowadzić do działań dyscyplinarnych, w tym upomnienia, nagany, zawieszenia w obowiązkach lub rozwiązania umowy. W przypadku działań sprzecznych z prawem, MIKRONIKA może zgłosić sprawę do organów ścigania lub innych właściwych instytucji.

Osoby dopuszczające się czynów o charakterze korupcyjnym mogą ponosić również odpowiedzialność karną, cywilną lub administracyjną – zgodnie z przepisami Kodeksu karnego oraz innych obowiązujących aktów prawnych.

9. Edukacja i odpowiedzialność

MIKRONIKA przeprowadza okresowe oceny ryzyka korupcyjnego, obejmujące m.in. analizę procesów, partnerów handlowych, rynków zagranicznych oraz transakcji wysokiego ryzyka. Wyniki służą aktualizacji procedur i szkoleń.

MIKRONIKA zapewnia pracownikom, współpracownikom i reprezentantom firmy dostęp do informacji i szkoleń w zakresie przeciwdziałania korupcji i budowania kultury uczciwości. Szkolenia i komunikaty wewnętrzne wspierają rozpoznawanie sytuacji ryzykownych oraz właściwe reagowanie.

10. Nadzór i aktualizacja polityki

Polityka antykorupcyjna podlega przeglądowi co najmniej raz na 12 miesięcy lub w przypadku istotnych zmian prawnych, organizacyjnych lub w wyniku incydentów.

Za wdrożenie i nadzór nad przestrzeganiem zasad polityki odpowiada Zarząd. Zarząd powołuje pełnomocnika ds. zgłoszeń, która odpowiada za wdrażanie, monitorowanie i aktualizację polityki antykorupcyjnej, prowadzenie szkoleń, analizę zgłoszeń i rekomendowanie działań naprawczych.