Polityka przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML)

1. Cel dokumentu

Celem niniejszej polityki jest określenie zasad postępowania mających na celu zapobieganie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. MIKRONIKA zobowiązuje się do zachowania należytej staranności w relacjach biznesowych oraz do przeciwdziałania wszelkim działaniom, które mogłyby służyć ukrywaniu nielegalnego pochodzenia środków finansowych lub wspieraniu organizacji przestępczych.

MIKRONIKA nie jest instytucją obowiązaną w rozumieniu art. 2 ustawy AML, jednak z uwagi na charakter działalności oraz relacje z podmiotami z sektora regulowanego, wdraża środki przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu jako element należytej staranności i zarządzania ryzykiem.

2. Zakres stosowania

Polityka obowiązuje wszystkich pracowników i współpracowników firmy, bez względu na zajmowane stanowiska i formę zatrudnienia w tym członków zarządu, osoby pełniące funkcje kierownicze oraz współpracowników działających na podstawie umów cywilnoprawnych lub kontraktów B2B.

Obejmuje również reprezentantów firmy w tym podwykonawców, dostawców oraz inne osoby lub podmioty działające w imieniu lub na rzecz firmy, w szczególności w kontaktach z klientami, instytucjami finansowymi, partnerami handlowymi i wykonawcami.

3. Podejście firmy

MIKRONIKA nie uczestniczy w żadnych działaniach, które mogłyby służyć praniu pieniędzy lub finansowaniu terroryzmu. Prowadzi działalność w sposób przejrzysty, zgodny z obowiązującym prawem i zasadami etycznymi. Stosuje zasadę "poznaj swojego klienta i partnera biznesowego" (KYC, Know your customer) i podejmuje odpowiednie działania, jeśli pojawią się wątpliwości co do źródła pochodzenia środków finansowych lub charakteru danej transakcji.

4. Niedozwolone działania

Zabrania się uczestniczenia w transakcjach, które mogą służyć ukrywaniu źródła pochodzenia środków finansowych, unikania kontroli podatkowej lub wspierania nielegalnych działań. W szczególności zabronione jest podejmowanie współpracy z podmiotami, wobec których istnieją podejrzenia udziału w procederach przestępczych, jak również realizowanie płatności w gotówce powyżej ustawowych limitów lub w nietypowej formie, która może utrudniać ich identyfikację.

5. Reagowanie na podejrzane sytuacje

Każdy pracownik, współpracownik czy reprezentant firmy, który zauważy transakcję lub sytuację budzącą uzasadnione podejrzenie, że może mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, ma obowiązek natychmiastowego zgłoszenia takiej sytuacji. Podejrzenie nie musi być potwierdzone – wystarczy, że istnieje realna wątpliwość.

MIKRONIKA zapewnia odpowiednią ścieżkę reagowania i dokumentowania takich sytuacji, z poszanowaniem poufności i zasad ochrony danych.

6. Zgłaszanie naruszeń

MIKRONIKA zapewnia pełną ochronę osobom zgłaszającym nieprawidłowości w dobrej wierze. Firma stosuje wewnętrzne kanały zgłaszania zgodne z ustawą o ochronie sygnalistów, gwarantujące poufność, anonimowość i brak represji.

Zgłoszenia dotyczące możliwego naruszenia przepisów AML należy kierować do przełożonego lub na adres sygnalisci-mikronika@mikronika.com.pl. MIKRONIKA zapewnia pełną poufność procesu zgłoszenia i ochronę osób zgłaszających w dobrej wierze przed jakimikolwiek negatywnymi konsekwencjami.

W przypadku wystąpienia uzasadnionego podejrzenia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, MIKRONIKA dokonuje zgłoszenia do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF).

Szczegółowe zasady określa wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

7. Konsekwencje naruszeń

Naruszenie zasad niniejszej polityki może skutkować poważnymi konsekwencjami, zarówno wewnętrznymi, jak i prawnymi. MIKRONIKA może zastosować działania dyscyplinarne, w tym rozwiązanie umowy oraz zgłosić sprawę do odpowiednich organów ścigania lub nadzoru. Dotyczy to również przypadków zaniechania zgłoszenia, mimo posiadania wiedzy lub uzasadnionego podejrzenia.

8. Edukacja i odpowiedzialność

MIKRONIKA zapewnia pracownikom, współpracownikom i reprezentantom firmy dostęp do szkoleń i materiałów informacyjnych dotyczących identyfikowania i reagowania na ryzyka związane z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu. Przekazywanie wiedzy i aktualizacja procedur odbywa się w sposób cykliczny, dostosowany do zmian w przepisach.

9. Nadzór i aktualizacja polityki

Polityka przeciwdziałania prania brudnych pieniędzy i finansowania terroryzmu podlega przeglądowi co najmniej raz na 12 miesięcy lub w przypadku istotnych zmian prawnych, organizacyjnych lub w wyniku incydentów. Za nadzór nad realizacją tej polityki odpowiada Zarząd. Zarząd powołuje pełnomocnika ds. zgłoszeń, która odpowiada za wdrażanie, monitorowanie i aktualizację polityki, prowadzenie szkoleń, analizę zgłoszeń i rekomendowanie działań naprawczych.

Każdy pracownik, współpracownik czy reprezentant firmy jest zobowiązany do zachowania szczególnej ostrożności i reagowania na nieprawidłowości zgodnie z obowiązującym prawem i procedurami wewnętrznymi.