Polityka zarządzania konfliktami interesów

1. Cel dokumentu

Celem niniejszej polityki jest uregulowanie zasad zapobiegania, identyfikowania i odpowiedniego zarządzania sytuacjami konfliktu interesów w firmie MIKRONIKA. Polityka ma na celu zapewnienie, że wszystkie decyzje podejmowane w firmie są niezależne, rzetelne, przejrzyste i wolne od wpływów osobistych, mogących zaszkodzić interesowi firmy MIKRONIKA lub jej reputacji.

2. Zakres stosowania

Polityka dotyczy wszystkich pracowników, współpracowników i reprezentantów firmy bez względu na zajmowane stanowisko i formę zatrudnia w tym członków zarządu, osób pełniących funkcje kierownicze oraz współpracowników działających na podstawie umów cywilnoprawnych lub kontraktów B2B.

Obejmuje również reprezentantów firmy w tym podwykonawców, dostawców oraz inne osoby lub podmioty działające w imieniu lub na rzecz firmy, w szczególności w kontaktach z klientami, instytucjami publicznymi, partnerami handlowymi i wykonawcami.

Każdy nowo zatrudniony pracownik, współpracownik lub reprezentant firmy ma obowiązek złożenia pisemnego oświadczenia o braku konfliktu interesów, lub ujawnienia istniejących powiązań, które mogą stanowić taki konflikt. Osoby te mają obowiązek niezwłocznego poinformowania przełożonego lub osoby odpowiedzialnej za politykę o każdej zmianie dotyczącej sytuacji konfliktowej, zarówno jej pojawieniu się, jak i ustaniu.

3. Definicje

Konflikt interesów to sytuacja, w której interes prywatny (finansowy, osobisty, zawodowy lub inny) pracownika, współpracownika, reprezentanta firmy lub osoby z nią powiązanej może:

• wpływać na jej bezstronność i obiektywność w podejmowaniu decyzji
• naruszać interes firmy
• prowadzić do nadużycia stanowiska służbowego dla osiągnięcia korzyści osobistej

Przez interes prywatny rozumie się wszelkie korzyści materialne lub niematerialne o charakterze osobistym, rodzinnym, towarzyskim lub zawodowym, które mogą wpływać na bezstronność i niezależność osoby związanej z MIKRONIKĄ przy wykonywaniu obowiązków służbowych lub podejmowaniu decyzji służbowych.

Za osoby powiązane uznaje się osoby, z którymi pracownicy, współpracownicy lub reprezentanci firmy mają relacje pozasłużbowe mogące wpływać na niezależność osądów i decyzji wynikające z pokrewieństwa lub powinowactwa w szczególności dotyczące małżonka lub partnera, krewnego do trzeciego stopnia pokrewieństwa, powinowatego do drugiego stopnia oraz inne relacje, których charakter może wzbudzić uzasadnione wątpliwości co do ich bezstronności np. pozostawanie we wspólnych gospodarstwie domowym czy przynależność do tej samej organizacji.

4. Przykładowe sytuacje konfliktowe

Do typowych sytuacji konfliktowych mogą należeć m.in.:

• pełnienie funkcji zarządczych lub doradczych w firmach konkurencyjnych lub współpracujących z MIKRONIKĄ bez zgody Zarządu
• kierowanie zapytań ofertowych lub kontaktów handlowych do firm, z którymi pracownik, współpracownik czy reprezentant firmy jest powiązany prywatnie lub zawodowo
• rekomendowanie do zatrudnienia osób powiązanych w sposób nieprzejrzysty
• przyjmowanie prezentów, korzyści materialnych lub zaproszeń, które mogą wpłynąć na bezstronność działania zgodnie z zasadami ustalonymi w polityce antykorupcyjnej
• działania sprzeczne ze strategią i misją MIKRONIKI
• korzystanie z wiedzy, informacji technicznych, dokumentacji projektowej, kodu źródłowego, danych klientów lub planów strategicznych uzyskanych w ramach zatrudnienia – w celach prywatnych lub zewnętrznych
• prowadzenie dodatkowej działalności zarobkowej godzącej w interesy firmy MIKRONIKA
• korzystanie ze służbowych zasobów (czas, informacje, infrastruktura) do prowadzenia prywatnej działalności gospodarczej lub realizacji zleceń zewnętrznych

5. Reagowanie na konflikt interesów

Po otrzymaniu zgłoszenia potencjalnego konfliktu interesów, MIKRONIKA dokonuje oceny sytuacji i podejmuje odpowiednie działania. Celem jest zapewnienie bezstronności procesu decyzyjnego i ochrona interesu firmy. Możliwe środki zaradcze obejmują m.in.: wyłączenie pracownika, współpracownika i reprezentanta firmy z określonego zadania, zmianę zakresu obowiązków, ograniczenie kontaktu z danym klientem lub dostawcą, a w szczególnych przypadkach – inne działania organizacyjne.

6. Zgłoszenie konfliktu interesów

Każdy pracownik, współpracownik i reprezentant firmy ma obowiązek zgłoszenia sytuacji, która może stanowić konflikt interesów - zarówno własnej, jak i zaobserwowanej u innej osoby. Zgłoszenia należy kierować do przełożonego lub na adres sygnalisci-mikronika@mikronika.com.pl. Zgłoszenie może mieć formę ustną lub pisemną i powinno zawierać krótki opis sytuacji oraz okoliczności, których dotyczy.

MIKRONIKA zapewnia pełną ochronę osobom zgłaszającym nieprawidłowości w dobrej wierze. Firma stosuje wewnętrzne kanały zgłaszania zgodne z ustawą o ochronie sygnalistów, gwarantujące poufność, anonimowość i brak represji.

Możliwe jest również zgłoszenie sytuacji, w której konflikt interesów może dotyczyć innego pracownika, współpracownika czy reprezentanta firmy– w szczególności, gdy może on mieć wpływ na decyzje handlowe, przetargowe, kadrowe lub techniczne. Takie zgłoszenie powinno być traktowane z należytą starannością i poufnością. Osoba zgłaszająca konflikt w dobrej wierze nie poniesie z tego tytułu żadnych negatywnych konsekwencji – nawet jeśli sytuacja nie zostanie ostatecznie uznana za konflikt.

Wszystkie zgłoszenia i informacje związane z konfliktami interesów są traktowane jako dane osobowe zgodnie z RODO. Dostęp do nich mają wyłącznie osoby upoważnione. Dane są przechowywane w sposób zabezpieczony i wykorzystywane wyłącznie do celów zarządzania konfliktem interesów.

Szczegółowe zasady określa wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

7. Konsekwencje nieprzestrzegania polityki

Naruszenie zasad niniejszej polityki może skutkować konsekwencjami służbowymi, w tym: rozmową ostrzegawczą, pisemnym upomnieniem, ograniczeniem obowiązków lub rozwiązaniem umowy. W przypadkach rażących naruszeń lub działań celowych, MIKRONIKA zastrzega sobie prawo do podjęcia kroków prawnych lub zgłoszenia sprawy do odpowiednich instytucji. W przypadku ujawnienia konfliktu interesów skutkującego naruszeniem przepisów prawa, firma podejmuje działania zgodne z obowiązującym porządkiem prawnym, w tym przekazanie sprawy do organów ścigania.

8. Edukacja i odpowiedzialność

MIKRONIKA zapewnia pracownikom, współpracownikom i reprezentantom firmy dostęp do informacji i szkoleń dotyczących zasad unikania konfliktu interesów. Wiedza na ten temat przekazywana jest przy rozpoczęciu oraz w trakcie trwania współpracy.

9. Nadzór i aktualizacja polityki

Polityka zarządzania konfliktem interesów podlega przeglądowi co najmniej raz na 12 miesięcy lub w przypadku istotnych zmian prawnych, organizacyjnych lub w wyniku incydentów. Za nadzór nad realizacją i przestrzeganiem polityki odpowiada Zarząd. Zarząd powołuje pełnomocnika ds. zgłoszeń, która odpowiada za wdrażanie, monitorowanie i aktualizację polityki, prowadzenie szkoleń, analizę zgłoszeń i rekomendowanie działań naprawczych.